今年有部法國電影「雜貨店老闆的兒子」,描寫一位年輕人回到山上,幫父母經營流動店舖的生意,每天開貨車上山賣東西,可能開了一天也賺不了幾個錢;而就算賣掉一個罐頭,也只換回幾個雞蛋,或者居民買30元的菜,結果只給他20元。這種太有人情味的經營法,很難實現現金的控管。 現代人創業已經懂得避開「賠錢的生意」,也沒有「以物易物」的交易模式,顧客積欠店家金錢也較少發生,但是現金的控管仍然很重要,因為作業上的人為疏失,或是內部員工舞弊,以及竊盜意外等,都會讓現金消失。 因此,要認真賺錢,也要認真管錢。如果現金的控管不當,在結算盈餘時,可能會發現竟然沒賺到錢。 很多加盟店或開分店的老闆,店面都交給員工處理。一般來說,老闆人不在,可以用「單據」來控管現金;以餐飲業為例,客人到店裡填寫的點菜單,通常是複寫的二聯式點菜單,一聯送到廚房,一聯給櫃台,結算時這兩聯的張數及紀錄的金額必須相符,並且和收銀機裡的現金一致。 因此,點菜單除了便利廚房正確出菜,也是控管現金的重點;而點菜單必須是連續編號,避免點菜單被有心人抽走。至於更嚴密的辦法是開發票,因為發票的一端會進收銀機系統,可避免廚房和櫃台的集團人為舞弊。 德昌聯合會計師事務所林建邦更強調一個現金控管的原則,也就是「管錢(的人)不管帳,管帳不管錢」。職務上,管錢的人稱為「出納」,管帳的人就是「會計」,兩個職務最好不要由同一個人兼任,以免侵占公款時可以竄改報表,老闆仍不知不覺。 不過,很多小型企業如開個小店的老闆,不太可能雇用出納和會計。林建邦說,這時候廚房的角色也可以充當「會計」,因為二聯式的點菜單,其中一張複寫的單子在廚房手上,發揮「管帳不管錢」的功能。 另外,對於每天收現金的店家來說,最好是當天結帳清點的金額,就全數存入銀行,做好現金的「保全」作業,以免錢太多而遭人覬覦,一旦遺失或被竊盜導致損失,就很划不來。